E-Rechnungspflicht Deutschland 2025-2028: Was ändert sich?

Die E‒Rechnungspflicht in Deutschland:

Was sich 2025 bis 2028 für dich ändert

SortifAI Redaktion Aktualisiert: April 2026 · 5 Min. Lesezeit

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E‒Rechnungen empfangen können. Das Versenden wird ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle verpflichtend. Hier erfährst du, was das konkret für dich bedeutet – und wie du die Umstellung gesetzeskonform und ohne Stress schaffst.

Kurz zusammengefasst

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. 2026 ist das Jahr, in dem du deine Prozesse praktisch umstellen solltest. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen. Eine einfache PDF-Rechnung reicht dafür nicht aus. Zulässige Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD.

Warum die E‒Rechnungspflicht deinen Arbeitsalltag verändert

Auf den ersten Blick klingt die E‒Rechnungspflicht nur nach einer weiteren Vorschrift. In Wahrheit verändert sie deinen alltäglichen Geschäftsprozess: Rechnungen, die du früher einfach als PDF verschickt hast, müssen künftig als maschinenlesbarer Datensatz beim Empfänger ankommen.

Deine Rechnungen werden künftig nicht mehr nur von Menschen gelesen. Eine Software prüft sie im Hintergrund und reagiert sofort auf fehlende Pflichtangaben, falsche Strukturen oder veraltete Formate.

Definition

Eine E-Rechnung ist kein „schönes PDF“, sondern eine Rechnung mit strukturierten Daten. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen der europäischen Norm EN 16931. Dadurch können Buchhaltungsprogramme Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuerdaten, IBAN oder Leistungszeitraum automatisch auslesen.

E‒Rechnung Pflicht Deutschland: Was jetzt für dich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E‒Rechnungen empfangen können. Das gilt im inländischen B2B‒Geschäft für jeden, unabhängig davon, ob ein Betrieb groß oder klein ist.

Für dich bedeutet das: Wenn dir ein Lieferant eine Rechnung schickt, musst du sie technisch verarbeiten können. Wichtig zu wissen: Eine einfache Mail mit PDF‒Anhang ist noch keine E‒Rechnung. Gesetzeskonform ist eine E‒Rechnung nur, wenn die Datei in einem maschinenlesbaren Format vorliegt.

2026: Der Praxistest beginnt

Wir befinden uns jetzt im entscheidenden Zwischenjahr. Die Empfangspflicht läuft bereits. Gleichzeitig dürfen viele Unternehmen noch Papier‒ oder PDF‒Rechnungen versenden. Doch wer 2026 nur abwartet, riskiert ab 2027 oder 2028 unnötigen Stress. Nutze dieses Jahr deswegen für den Check:

Die wichtigsten Fristen auf einen Blick

Nicht betroffen sind unter anderem bestimmte Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucherinnen und Endverbraucher. Für normale B2B‒Rechnungen wird die E‒Rechnung aber Schritt für Schritt zum Standard.

Seit 1. Januar 2025

Alle Unternehmen müssen E‒Rechnungen empfangen können.

Bis Ende 2026

Übergangsregelung: Papier‒ und PDF‒Rechnungen sind weiterhin möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Ab 1. Januar 2027

Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E‒Rechnungen grundsätzlich versenden.

Ab 1. Januar 2028

Die Versandpflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen B2B‒Unternehmen.

E‒Rechnungen schreibst

du nicht mit der Hand

Jetzt zur Praxis: Eine E‒Rechnung tippst du nicht selbst – sie wird immer durch eine Software erzeugt. Der Text, den du am Bildschirm siehst, ist dabei nur die Oberfläche. Entscheidend ist die unsichtbare Datenstruktur im Hintergrund. Und hier liegt die Gefahr: Die meisten Fehler entstehen heute nicht mehr beim Schreiben der Daten, sondern bei der technischen Umwandlung in das XML‒Format. Wenn dort ein Detail nicht stimmt, lehnt das Empfänger‒System die Rechnung ab – auch wenn das PDF für das menschliche Auge perfekt aussah.

Die einfache Lösung: prüfen, bevor es Probleme gibt

Hier übernimmt SortifAI den Prozess, damit du dich nicht mit technischen Details herumschlagen musst:

Das Ergebnis hast du in Sekunden: Alles im grünen Bereich oder fehlt noch etwas? So verhinderst du Rückfragen deiner Kunden und stellst sicher, dass dein Geld pünktlich ankommt.

Fazit: Die E‒Rechnungspflicht ist kein Risiko, wenn du vorbereitet bist

Die E‒Rechnungspflicht bleibt stressfrei, wenn du rechtzeitig handelst. Wer E‒Rechnungen automatisch prüfen lässt, erkennt Fehler, vermeidet Rückläufer und hält den Zahlungsprozess sauber.

Also: Bist du bereit für den Zeitplan von 2025 bis 2028? Wer mit SortifAI jetzt den ersten Schritt macht, ist für alle kommenden Phasen der Umstellung bestens gerüstet.