Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

SortifAI Redaktion Aktualisiert: August 2026 · 4 Min. Lesezeit

Das müssen kleine Unternehmen jetzt wissen

Rechnung bezahlt, abgelegt, fertig. Aber wie lange musst du sie eigentlich behalten? Ein Jahr? Drei Jahre? Zehn Jahre? Viele Unternehmer wissen zwar, dass Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Aber spätestens beim Aufräumen des E‒Mail‒Postfachs oder beim Löschen alter Ordner kommt die Frage: Kann das jetzt weg – oder brauche ich diese Rechnung noch?
Die Antwort ist wichtig. Denn Rechnungen einfach zu früh zu löschen, kann bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden. Also: Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren, für welche Rechnungen gelten welche Fristen – und worauf musst du bei digitalen und E‒Rechnungen besonders achten? Los geht’s…

Auf den Punkt gebracht:

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Unternehmen müssen Rechnungen 8 Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen. Wichtig: Einfach irgendwo abspeichern reicht nicht. Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit vollständig, unverändert und jederzeit auffindbar bleiben.

8 Jahre ‒ aber ab wann zählt die Frist?

Die Frist zur Aufbewahrung für Buchungsbelege, wie Rechnungen und Kostenbelege, wird ab dem 01.01.2025 von zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist. Die Frist beginnt dabei nicht direkt mit dem Rechnungsdatum, sondern grundsätzlich erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Du bekommst eine Rechnung am 15. März 2026. Die 8 Jahre beginnen nicht am 15. März. Die Frist beginnt grundsätzlich erst am 31. Dezember 2026. Die Rechnung muss also bis zum Ende des entsprechenden Aufbewahrungszeitraums bis zum 31. Dezember 2034 verfügbar bleiben. Das bedeutet: Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 darfst du nicht einfach nach acht Kalenderjahren ab Rechnungsdatum löschen. Genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler.

Welche Rechnungen musst du aufbewahren?

Grundsätzlich gilt die Aufbewahrungspflicht für alle geschäftlichen Rechnungen. Egal, ob du die Rechnung als Papier, PDF oder E‒Rechnung erhälst. Also zum Beispiel:

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde. Bezahlt heißt nicht: Kann gelöscht werden. Die Rechnung bleibt ein wichtiger Beleg, praktisch wie eine Urkunde für deine Buchhaltung und mögliche Prüfungen.

Der entscheidende Unterschied: Rechnung gespeichert vs. Rechnung archiviert

Viele Unternehmen machen folgendes: PDF herunterladen. Ordner auswählen. Datei speichern. Fertig. Aber: Eine gespeicherte Rechnung ist nicht automatisch ordnungsgemäß archiviert.

Normale Dateiablage (z.B. auf dem Desktop)

Du kannst Dateien ändern, löschen oder überschreiben. → Nicht gesetzeskonform

Revisionssicheres Archiv (z.B. in der Cloud)

Die Rechnung bleibt vollständig und nachvollziehbar gespeichert. Veränderungen dürfen nicht einfach unbemerkt passieren. → Gesetzeskonform

Genau darum geht es bei der sogenannten revisionssicheren Archivierung. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, was „revisionssicher“ genau bedeutet, findest du hier unseren ausführlichen Artikel:

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Was passiert, wenn Rechnungen zu früh gelöscht werden?

Stell dir vor, das Finanzamt möchte bei einer Betriebsprüfung eine Rechnung aus dem Jahr 2025 sehen.

Das Problem: Du musst deine Geschäftsunterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig vorlegen können. Fehlende Rechnungen können Rückfragen und unnötigen Ärger, z.B. mit Steuerberatern oder bei Betriebsprüfungen verursachen. Deshalb gilt: Lieber nicht löschen, wenn du dir nicht sicher bist. Oder noch einfacher: Lass deine Rechnungen automatisch archivieren.

Warum ist das bei E‒Rechnungen besonders wichtig?

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Fazit

Rechnungen lieber richtig aufbewahren

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich 8 Jahre. Das klingt erstmal nach einer langen Zeit. Und genau deshalb solltest du dich nicht darauf verlassen, dass deine alten Dateien schon irgendwo auf dem Laptop liegen. Denn spätestens bei einer Betriebsprüfung musst du sie wiederfinden - vollständig und unverändert. Mit der richtigen Archivierung läuft das automatisch im Hintergrund.